会議の成否は準備力で決まる

以前にも書きました会議のやり方についてです。基本的には、会議というものは「誰がいつ・何をするか？」まで決まった上でスタートするべきだと思います。「従業員の意見を聞いて（分院長）」も分かりますが、大半の分院長さんが「現場経験が長い」とか「施術力が高い」などの理由で選抜されているケースが大半かなと。

いきなり話が逸れますが、分院長の最重要能力ですが、マネジメントだと思います。マネジメントについては、現場経験が長い＝マネジメント能力が高いは成立しません。マネジメントは全くの別作業です。

大半の治療院さんで分院長育成などが、上手く機能しないのはマネジメントと現場経験を混同するからですよ。

会議を効果的にする方法P－１

会議を効果的な意味があったものにするためにはこれが必要

「どれだけ短時間で会議を終わらせるかを考える」

従業員（分院長さん）などを集めて会議をすると思うのですが、とにもかくにも短時間で終わる方法を考えましょう。長時間皆で会議したとところで、解決策が見つからない物は見つかりません。「あ～でもない。こうでもない。」で結果答えが見つからずで終了するのが大半です。４～５時間会議しても、長時間になればなるほど聞く側の集中力は薄れる。

知識が無い人間多数より、知識がある人間一人（経営者）の方が問題解決は早い。

従業員から聞くべき意見とは

では従業員の意見を全く聞く必要が無いかというと、そうではないです。従業員から吸い上げるべき事は、現場実務での不具合です。

いくら経営者が考えても、実際に現場で何が起きているかは現場管理者（分院長）にしか分かりません。

1. 新しく始めたことで、どういった不具合が起きているか？
2. これまでの、作業で何か新しく問題は起きていないか？

従業員から吸い上げる意見は、まずは１．２で行きましょう。。現場で発生している不具合を正確に報告してもらうことが従業員の役割であることを認識してもらう事も大切です。対面では月に１回、書面で週に１回程度で十分だと思います。

以前、所属していたグループでは「従業員の意見を大切に」ということで、アルバイトレベルの従業員の意見をドンドン聞いていました。こんな事されたら、現場を管理している人間への負担は増大するわ、アルバイトが自分の意見が通ると勘違いし素っ頓狂な意見がドシドシ出てきます。

分院長の重要な役割は、現場の不具合を正確に伝える事と、院の方針を正確に伝えることです。

会議を短時間で終了させるために必要なこと

「じゃあ、どうやって会議を短時間で終了させるかな～」となるわけですが、これは伝達事項は全て書面で準備しておくです。会議に参加する人数が増えれば増えるほど、書面伝達の効果は膨らみます。

1. 書面を準備（問題といつ誰が何をするかを記載）。
2. 書面を読み上げ説明。
3. 内容に対する、質疑応答。
4. 後日、現場作業で正確に出来ているかの確認。

会議のコツですが、書面でやるべき事を準備して、呼んで説明して、疑問点が無いか確認しますよね。それでも、５割程度しか伝わっていないと思いましょう。これくらいど、ちょうど良いです。

「言った、言ってない」何て話をしても無意味ですからね。伝わっていない場合は、伝え方に問題アリです。

経営者が一人で考え苦しみましょう。

一番、効果的ではない会議は従業員を集めてから「問題点は何だ？」「誰がする？」などの会議です。問題点は何なのか？どう解決するのか？誰がするのか？を決める事は経営者が一人で苦しんで考えて下さい。

↑のような会議はを度々私も経験しました。業績の悪い分院長さんを経営者さんが「どうすれば売上高が上がると思う？」と問い詰めるわけですが、これ横で聞いていて思ったのですが「解決策が分かっていればとっくにやってるわ。考えて悩んでやった結果が今の成果なんやけどな。」

答えを教えると、従業員が成長しないの意見も分かるのですが、一度成功体験を経験させる事も重要だと思いますよ。

 

■会議のやり方まとめ（何度も書きますよ）

1. 会議を如何に短時間で終わらせるかを考える。
2. その為に書面の準備。
3. 問題点を明確にする、解決方法、いつ・誰が何をするか？は全て決まった上で会議をスタート。

長時間会議に時間を必要という事は「方法が悪い」と考えても良いと思いまよ。時間を掛ければ良いと思うのは正反対で、効果的な会議は短時間で終了します。有意義な会議になる事をお祈りしています。皆集めて大切な時間を使うのだから。